Bất kể sự kiện bạn đang muốn tổ chức là gì, là một event mang tính cộng đồng, xã hội, event thương mại quảng bá sản phẩm, hay chỉ đơn giản là một event nhỏ tại trường học, công ty, thì vận động tài trợ, xin tài trợ dự án là một công đoạn không thể thiếu. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, đội ngũ chuyên gia của công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội rongmotorbike.com sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm về cách xin tài trợ cho sự kiện.
Bạn đang xem: Các nhà tài trợ tiềm năng cho sinh viên
Bạn đang xem: Các nhà tài trợ tiềm năng cho sinh viênXác định đối tượng tài trợ tiềm năng
Đầu tiên, bạn cần xác định rõ đối tượng mà mình cần để xin tài trợ, nghĩa là bạn cần khoanh vùng đối tượng khách hàng tiềm năng. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tăng hiệu quả chạy tài trợ. Vậy như thế nào được gọi là “đối tượng tài trợ phù hợp”?
Trước hết, bạn cần xác định đối tượng tham dự event của bạn là ai, là khách hàng của những sản phẩm nào, từ đó tìm kiếm các tổ chức, công ty, doanh nghiệp tài trợ phù hợp nhất. Chẳng hạn, nếu bạn tổ chức một event cho sinh viên, bạn hãy tận dụng các mối quan hệ với các công ty sản xuất các sản phẩm gần gũi với giới trẻ như công ty máy tính, doanh nghiệp sản xuất vật dụng điện tử, nhãn hàng thời trang… Còn nếu đó là event về nấu nướng, bạn hãy chọn các doanh nghiệp sản xuất dụng cụ làm bếp, gia vị đồ ăn. Còn nếu là một event dành cho phụ nữ từ 30-40 tuổi thì nhà tài trợ có thể là các hãng sữa, hãng mỹ phẩm, các nhãn hàng thời trang công sở, xe máy cho nữ, hàng tiêu dùng…
Gửi 10 lời mời xin tài trợ cho các nhà tài trợ tiềm năng còn hiệu quả hơn việc bạn gửi đi 100 lời mời mà chưa nghiên cứu kỹ.
Tiếp đó, bạn nên nghiên cứu phong cách mà công ty, doanh nghiệp mà bạn đang định mời để xem style đó có hợp với chủ đề của event mà bạn dự định tổ chức hay không.
Lưu ý rằng, quy mô event của bạn cần hợp với tầm vóc chương trình tài trợ, những hãng lớn thì chỉ tài trợ những chương trình hoành tráng có giá trị lớn, ví dụ Yamaha chỉ tài trợ chương trình trên 1 tỷ đồng, nếu chương trình của bạn chỉ có 100 triệu đồng thì không nên gởi hồ sơ tài trợ.
Nên mời tài trợ bao nhiêu?
Thông thường, khi chạy tài trợ, nhà tổ chức thường phân ra các gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ kim cương, tài trợ từng hạng mục… Bạn cần hiểu rằng, việc sắp xếp này rất quan trọng, bởi nó thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt các nhà tài trợ, tạo mối quan hệ tốt sau này, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian.
Để có một hồ sơ xin tài trợ tốt, trước khi thiết kế hồ sơ tài trợ, bạn phải xác định được ngân sách tối thiểu. Thông thường, để tránh rủi ro không xin được tài trợ toàn phần, bạn nên dự trù khoản tài trợ tối thiểu nên là 70% – 80%, số còn lại bạn có thể bỏ ra hoặc là thay đổi chương trình theo hướng tối giản ngân sách.
Xem thêm: Những Cách Dậy Sớm Mà Không Buồn Ngủ Dù Tối Thức Khuya? Nếu Muốn Dậy Sớm Không Mệt Mỏi
Nói cái nhà tài trợ quan tâm, không phải nói về cái mình có
Sai lầm thường gặp của một số người đi mời tài trợ, đó là chỉ thao thao bất tuyệt kể cho đối phương nghe về những điều mà họ cho là thú vị để gây ấn tượng mạnh với nhà tài trợ. Tuy nhiên, điều đó không phải là điều khiến nhà tài trợ quan tâm. Hãy phân tích xem nhà tài trợ coi trọng những điểm nào của sự kiện cần tài trợ.
Điều đầu tiên mà nhà tài trợ quan tâm, đó là ban tổ chức sự kiện đó là ai, sự kiện đó được tổ chức với mục đích gì, có nội dung như thế nào.
Tiếp đó, họ sẽ xem xét xem sự kiện đó có gì thú vị. Sau đó, họ sẽ cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện và giá trị tài trợ đối với mục tiêu marketing của họ
Bởi vậy, hãy nhìn lại hồ sơ xin tài trợ của bạn xem nó đã đủ thuyết phục hay chưa nhé.
Chú ý vào hồ sơ mời tài trợ của bạn.
Ai nên là người đi gặp nhà tài trợ
Khi bạn đã được nhà tài trợ tạo cơ hội được gặp trực tiếp để trao đổi, bạn cần có những người được “chọn mặt gửi vàng” để đi gặp đối tác. Trước hết, cần có sự có mặt của người có vai trò cầu nối giữa Ban tổ chức và nhà tài trợ. Thứ hai là người chủ chốt trong việc viết kịch bản chương trình – người hiểu rõ nhất chương trình có nội dung gì, thông điệp cần truyền tải là gì. Và cuối cùng, cần có người đứng đầu việc tổ chức event đó để giải đáp thỏa đáng mọi thắc mắc cho nhà tài trợ.
Gửi báo cáo cho nhà tài trợ sau khi sự kiện kết thúc
Logo các nhà tài trợ được in lên banner của một chương trình sự kiện.
Trên đây là một số kinh nghiệm mời tài trợ sự kiện. rongmotorbike.com rất hy vọng những kinh nghiệm này sẽ có ích cho bạn. Chúc bạn tổ chức được những event thật thành công!